# Een AI-chatbot die je klanten antwoord geeft met jouw eigen informatie

> Voor bedrijven die elke dag dezelfde vragen krijgen over openingstijden, beschikbaarheid, voorwaarden of de status van een bestelling. Soufain bouwt een AI-chatbot voor je website, voor WhatsApp of voor allebei, die antwoordt op basis van je eigen website, documenten en veelgestelde vragen. Hij kan afspraken inplannen, aanvragen vastleggen en een gesprek overdragen aan een medewerker. Na livegang volgen we de gesprekken en vullen we aan wat hij nog niet wist.

Bron: https://soufain.nl/diensten/ai-automatisering/ai-chatbot · Bijgewerkt: 2026-10-16 · Soufain, info@soufain.nl

**Dienst:** AI-chatbot (AI & Automatisering) · **Prijs:** vanaf € 2.500 excl. btw (€ 3.025 incl.)

## Kort antwoord

Een AI-chatbot is een gesprekspartner op je website of in WhatsApp die vragen van klanten beantwoordt met een taalmodel, de techniek achter onder meer ChatGPT. Een goede bedrijfschatbot zoekt bij elke vraag eerst in jouw eigen informatie, zoals je website, documenten en veelgestelde vragen, en baseert zijn antwoord daarop; er wordt meestal geen eigen AI-model voor je getraind. Weet hij het antwoord niet, dan zegt hij dat en verwijst hij door naar een medewerker. Sinds 2 augustus 2026 moet een chatbot volgens de Europese AI-verordening uiterlijk bij het begin van het gesprek duidelijk maken dat de klant met AI praat.

## Wat je krijgt

- Een chatbot die antwoordt op basis van jouw website, documenten en veelgestelde vragen
- Op je website, in WhatsApp of op allebei
- Een melding aan het begin van elk gesprek dat de klant met AI praat
- Testen met echte klantvragen voordat de chatbot live gaat
- Naar keuze: afspraken inplannen, aanvragen vastleggen en doorsturen, en overdracht aan een medewerker met het hele gesprek erbij
- Naar keuze: antwoorden in de taal van de klant en opzoeken in je systemen, zoals een bestelstatus of reservering
- Hulp bij je veelgestelde vragen: we vullen ze aan of schrijven ze met je
- Een maandabonnement met het taalmodel, monitoring en inzicht in de gestelde vragen

## Hoe een AI-chatbot aan zijn antwoorden komt

Een AI-chatbot voor je bedrijf zoekt bij elke vraag eerst in jouw eigen informatie en laat daarna een taalmodel een antwoord schrijven op basis van wat hij vond. Een taalmodel is de techniek achter ChatGPT en vergelijkbare assistenten: het begrijpt en schrijft tekst, maar weet uit zichzelf niets over jouw openingstijden, voorwaarden of aanbod. Die informatie krijgt het bij elke vraag mee.

Daarom klopt de term “getraind op jouw informatie” maar half. Er wordt geen eigen AI-model voor je bedrijf gemaakt. Je website, documenten en veelgestelde vragen staan in een aparte verzameling waarin de chatbot zoekt. Pas je een tekst aan, dan gebruikt de chatbot de nieuwe versie zodra die verzameling is bijgewerkt. Bij de zakelijke versies van de grote AI-aanbieders worden je gesprekken standaard ook niet gebruikt om hun taalmodel te trainen. Wat de aanbieders daarover zelf schrijven, staat bij [AI-integraties op maat](https://soufain.nl/diensten/ai-automatisering/ai-integraties).

**Van vraag naar antwoord**

1. **Vraag**: Een klant typt: “Kan ik zaterdag mijn e-bike brengen?”
2. **Zoeken**: De chatbot zoekt in jouw pagina's, documenten en veelgestelde vragen naar de stukken die over die vraag gaan.
3. **Antwoorden**: Het taalmodel schrijft op basis van die stukken een kort antwoord in gewone taal.
4. **Doorverwijzen**: Staat het antwoord niet in jouw informatie, dan zegt de chatbot dat en biedt hij contact met een medewerker aan.

_Zo blijft de chatbot bij wat jij hebt vastgelegd, in plaats van te antwoorden uit algemene kennis._

Een taalmodel kan zich vergissen, ook als de informatie klopt. Daarom beperken we de chatbot tot jouw eigen informatie, verwijst hij door als hij iets niet zeker weet, testen we hem vóór livegang met echte klantvragen en kijken we daarna mee in de gesprekken.

Hoe beter je informatie, hoe beter de antwoorden. Staan je veelgestelde vragen nog niet op papier, dan vullen we ze aan of schrijven we ze samen met je. Een gesprek van een uur over de vragen die klanten stellen is daarvoor meestal het begin.

## Hoe een antwoord van de chatbot eruitziet

Een goed antwoord is kort, concreet en komt uit jouw eigen pagina's. In dit voorbeeld vraagt een klant van Fietsenwerkplaats Ommering, een verzonnen bedrijf, of hij zaterdag zijn e-bike kan brengen. De chatbot haalt het antwoord uit drie pagina's van de eigen website en biedt aan om meteen een afspraak te maken.

_Fictief voorbeeld van een antwoord van een AI-assistent; het bedrijf is verzonnen._

> **Vraag:** Kan ik zaterdag mijn e-bike brengen voor een onderhoudsbeurt? En hoe lang ben ik hem kwijt?
>
> Ja, de werkplaats is op zaterdag open van 9.00 tot 16.00 uur. Voor een onderhoudsbeurt werken we op afspraak.
>
> Breng je je e-bike 's ochtends, dan is hij meestal dezelfde dag klaar. Moeten er onderdelen besteld worden, dan bellen we je eerst.
>
> Zal ik een tijd voor je vastleggen? Dan heb ik je naam en telefoonnummer nodig.

Bronnen in het antwoord: Openingstijden werkplaats, Onderhoudsbeurt e-bike, Veelgestelde vragen.

_Elk deel van het antwoord komt uit een pagina van de eigen website. Staat iets er niet in, dan zegt de chatbot dat en biedt hij contact met een medewerker aan._

Wil je dat de chatbot zo'n afspraak ook echt inplant, dan koppelen we hem aan je agenda en krijgt de klant een bevestiging. Wil je dat klanten ook zonder chat zelf een tijd kunnen kiezen, dan past daar een [online boekingssysteem op je website](https://soufain.nl/diensten/websites/boekingssysteem) bij.

## Op je website, in WhatsApp of aan de telefoon

Je kiest zelf waar de chatbot je klanten te woord staat: op je website, in WhatsApp of op allebei. Het is dan dezelfde chatbot met dezelfde informatie, alleen het kanaal verschilt. Bellen je klanten liever, dan is er een verwante mogelijkheid: een AI-assistent die de telefoon opneemt als jij bezig bent.

**Website** (een chatvenster op je site)

- Voor bezoekers die al op je website rondkijken
- Kan verwijzen naar de juiste pagina
- Je klant heeft geen app of account nodig
- Abonnement naar het aantal gesprekken per maand

**WhatsApp** (via het WhatsApp Business Platform van Meta)

- Antwoord in de app die je klanten al gebruiken
- Het gesprek loopt later gewoon verder
- Nodig: een telefoonnummer en een bedrijfsaccount bij Meta
- Naast het abonnement: platformkosten en berichtkosten van Meta

**Telefoon** (AI die de telefoon opneemt)

- Neemt op als jij bezig bent
- Plant een afspraak in of neemt een bericht aan
- Meldt aan het begin dat de beller met AI spreekt
- Eigen abonnement, belminuten inbegrepen

_Website en WhatsApp kun je combineren: dezelfde chatbot staat dan op beide plekken._

**WhatsApp** werkt via het WhatsApp Business Platform van Meta, de zakelijke koppeling die ook wel de Business API heet. Heb je de WhatsApp Business-app al, dan kun je volgens Meta je bestaande account en telefoonnummer aan dat platform koppelen. Meta weerde in oktober 2025 algemene AI-assistenten van andere AI-bedrijven van dat platform: assistenten die met iedereen over elk onderwerp praten. In Europa moet Meta die sinds een besluit van de Europese Commissie van juni 2026 voorlopig weer toelaten. Voor een bedrijfschatbot maakte dat geen verschil: volgens de Europese Commissie mochten bedrijven onder dat beleid AI blijven gebruiken voor ondersteunende taken, zoals geautomatiseerde klantenservice.

Meta rekent sinds 1 juli 2025 per afgeleverd sjabloonbericht: een vast opgemaakt bericht dat je zelf verstuurt, zoals een afspraakherinnering. Stuurt een klant jou een bericht, dan kun je 24 uur lang gratis gewone berichten terugsturen. De antwoorden van de chatbot op vragen van klanten vallen daar meestal onder. Begint een klant op zijn telefoon een gesprek via een advertentie die naar WhatsApp leidt, en antwoord je binnen 24 uur, dan zijn volgens Meta alle berichten 72 uur gratis. Zo werkt een chatbot goed samen met [advertenties op Facebook en Instagram](https://soufain.nl/diensten/marketing/meta-ads).

## Wat de chatbot wel en niet doet

Een chatbot neemt het herhalende werk over: dezelfde vragen beantwoorden, gegevens verzamelen en afspraken vastleggen. Beslissingen die maatwerk of een persoonlijke afweging vragen, laat hij aan jou en je team. Welke taken hij krijgt en waar zijn grens ligt, spreken we vooraf met je af.

**Wat je van de chatbot kunt verwachten**

**Wat hij doet**

- Vragen beantwoorden op basis van jouw informatie
- Een afspraak inplannen in je agenda, met bevestiging
- Een aanvraag vastleggen en naar jou of je klantsysteem sturen
- Een bestelstatus of reservering opzoeken in je systeem
- Antwoorden in de taal van de klant
- Het gesprek overdragen aan een medewerker, met alles wat er al gezegd is

**Wat hij niet doet**

- Gokken als hij het antwoord niet weet
- Zich voordoen als een medewerker van vlees en bloed
- Prijzen of afspraken toezeggen die niet in jouw informatie staan
- Zelf beslissen over klachten, uitzonderingen of terugbetalingen
- Over onderwerpen praten die niets met je bedrijf te maken hebben

_Afspraken inplannen, aanvragen vastleggen, overdracht, meerdere talen en opzoeken in je systemen kies je per functie._

De overdracht aan een medewerker is meer dan een nette extra. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) en de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) schreven in oktober 2025 dat organisaties naast een chatbot een mogelijkheid voor menselijk contact moeten bieden, regie moeten houden over de informatie die de chatbot geeft en gebruikers duidelijk moeten maken dat ze met een AI-systeem communiceren. Beide toezichthouders werken aan een leidraad voor chatbots in de klantenservice (volgens de ACM, april 2026).

Wil je dat een aanvraag daarna ook vanzelf wordt opgevolgd, bijvoorbeeld met een offerte of een herinnering, dan sluit [workflow-automatisering](https://soufain.nl/diensten/ai-automatisering/workflow-automatisering) daarop aan.

## Melden dat het AI is: wat de wet vraagt

Sinds 2 augustus 2026 moet een chatbot duidelijk maken dat iemand met een AI-systeem communiceert. Dat staat in artikel 50 van de Europese AI-verordening. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moet de melding uiterlijk bij de start van het gesprek komen, en dat kan schriftelijk, visueel of met een geluidsfragment. Dezelfde plicht geldt voor een AI-assistent die de telefoon opneemt.

Het Digital Omnibus-pakket, de wijziging van de AI-verordening die in juli 2026 in werking trad, heeft die datum niet verschoven. Uitstel kwam er wel voor de strengere regels voor AI met een hoog risico, zoals software die sollicitanten selecteert. Chatbots noemt de Europese Commissie als voorbeeld van AI met een transparantieplicht, niet van hoog risico.

In de praktijk is het eenvoudig: bovenaan het chatvenster of in het eerste bericht staat dat de klant met een AI-assistent praat, en hoe hij een medewerker bereikt. Soufain richt die melding standaard in.

Gesprekken met een chatbot bevatten vaak persoonsgegevens, zoals een naam of telefoonnummer, en daarvoor geldt de AVG. Soufain richt de chatbot zo in dat de gegevens in de EU blijven en sluit een verwerkersovereenkomst met je af. Die overeenkomst is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht als een andere partij persoonsgegevens voor jou verwerkt.

## Wat een AI-chatbot kost en hoe de prijs is opgebouwd

Een AI-chatbot van Soufain bestaat uit een eenmalig bedrag voor het inrichten en een maandabonnement voor het gebruik. Het eenmalige deel hangt af van het kanaal (website, WhatsApp of allebei) en van de functies die je kiest, zoals afspraken inplannen of opzoeken in je systemen. Het abonnement hangt af van het aantal gesprekken per maand; het taalmodel en de monitoring zitten erin.

Kies je voor WhatsApp, dan komen daar een vast bedrag per maand voor het WhatsApp-platform en de berichtkosten van Meta bij. Die berichtkosten hangen vooral af van hoeveel sjabloonberichten je zelf verstuurt. Moeten je veelgestelde vragen nog worden aangevuld of geschreven, dan is dat een eenmalig onderdeel. Een AI-assistent aan de telefoon heeft een eigen abonnement, met de belminuten inbegrepen.

Wat het voor jouw situatie kost, zie je direct in de [projectcalculator](https://soufain.nl/bereken?dienst=ai-chatbot). Bij standaardwerk is de uitkomst direct je offerte. Wil je AI op een andere plek inzetten, bijvoorbeeld in je eigen software, dan is [AI ingebouwd in je eigen software](https://soufain.nl/diensten/ai-automatisering/ai-integraties) de passende dienst.

## Past AI-chatbot bij jou?

**Past goed als**

- Je krijgt elke dag dezelfde vragen over openingstijden, beschikbaarheid, voorwaarden of levertijden
- Klanten nemen ook 's avonds en in het weekend contact op
- Je wilt afspraken of aanvragen laten binnenkomen zonder dat iemand de hele dag de chat bijhoudt
- Je klanten appen liever dan dat ze bellen of mailen

**Minder geschikt als**

- Je krijgt maar een paar vragen per week: dan is een goede pagina met veelgestelde vragen vaak genoeg
- Bijna elke vraag vraagt om persoonlijk advies: dan past een aanvraagformulier dat de juiste gegevens verzamelt beter
- Je wilt een chatbot die over alles kan praten: een bedrijfschatbot houdt het bewust bij jouw informatie
- Je wilt AI in je eigen software of werkproces inbouwen: dat is een AI-integratie op maat

## Zo pakken we het aan

1. **Informatie verzamelen**: We brengen in kaart welke vragen klanten stellen en verzamelen je website, documenten en veelgestelde vragen. Ontbreekt er iets, dan vullen we het aan of schrijven we het samen met je.
2. **Inrichten**: We zetten de chatbot op je website, in WhatsApp of op allebei, stellen de toon en de grenzen in en koppelen de functies die je kiest, zoals je agenda.
3. **Testen**: We testen met echte klantvragen, ook lastige en onverwachte, en passen de informatie en instellingen aan tot de antwoorden kloppen. Je kijkt mee voordat hij live gaat.
4. **Live en monitoren**: De chatbot gaat live met een melding dat klanten met AI praten. We volgen de gesprekken, zien welke vragen hij niet kon beantwoorden en vullen de informatie aan.

## Veelgestelde vragen

### Wat kost een AI-chatbot?

Een AI-chatbot bestaat uit een eenmalig bedrag voor het inrichten en een maandabonnement naar het aantal gesprekken, met het taalmodel en de monitoring inbegrepen. Extra functies, zoals afspraken inplannen of opzoeken in je systemen, kies je erbij. Voor WhatsApp komen platformkosten en berichtkosten van Meta erbij. Het actuele bedrag voor jouw situatie staat in de projectcalculator; bij standaardwerk is de uitkomst direct je offerte.

### Hoe lang duurt het voordat mijn chatbot live staat?

Meestal 2 tot 4 weken, zodra je informatie klaarstaat. Zet je dezelfde chatbot naast je website ook op WhatsApp, reken dan op ongeveer 1 week extra. Voor WhatsApp heb je een telefoonnummer en een bedrijfsaccount bij Meta nodig; dat regel je het best vóór de start.

### Wordt de chatbot echt getraind op mijn bedrijf?

Niet in de zin dat er een eigen AI-model voor je wordt gemaakt. De chatbot zoekt bij elke vraag in jouw website, documenten en veelgestelde vragen en laat het taalmodel op basis daarvan antwoorden. Het voordeel: pas je je informatie aan, dan gebruikt de chatbot de nieuwe versie zonder dat er iets opnieuw getraind hoeft te worden.

### Geeft een AI-chatbot geen verkeerde antwoorden?

Dat kan gebeuren, want een taalmodel kan zich vergissen. We verkleinen die kans door de chatbot alleen jouw eigen informatie te laten gebruiken, hem te laten doorverwijzen als hij iets niet zeker weet en hem vóór livegang te testen met echte klantvragen. Daarna volgen we de gesprekken en vullen we de informatie aan waar dat nodig is.

### Moet ik melden dat klanten met een chatbot praten?

Ja. Sinds 2 augustus 2026 moet volgens de Europese AI-verordening duidelijk zijn dat iemand met een AI-systeem communiceert, uiterlijk bij het begin van het gesprek. Dat geldt ook voor een AI-assistent aan de telefoon. Soufain richt die melding standaard in.

### Mag ik een AI-chatbot op WhatsApp gebruiken?

Ja. De discussie over AI op WhatsApp gaat over algemene AI-assistenten van AI-bedrijven, die via het zakelijke platform van WhatsApp met iedereen over elk onderwerp praten. Volgens de Europese Commissie mochten bedrijven ook onder het strengere beleid van Meta AI blijven gebruiken voor ondersteunende taken, zoals geautomatiseerde klantenservice. Een chatbot die vragen over jouw eigen bedrijf beantwoordt, valt daaronder.

### Kan de chatbot ook de telefoon opnemen?

Daarvoor is er een verwante mogelijkheid: een AI-assistent die de telefoon opneemt als jij bezig bent. Hij plant een afspraak in of neemt een bericht aan, en meldt aan het begin van het gesprek dat de beller met AI spreekt. Hij heeft een eigen abonnement met de belminuten erin, en je kiest hem in de projectcalculator naast of in plaats van een chatbot.

### Wat gebeurt er met de gesprekken en klantgegevens?

Gesprekken bevatten vaak persoonsgegevens, zoals een naam of telefoonnummer, en vallen onder de AVG. Soufain richt de chatbot zo in dat de gegevens in de EU blijven en sluit een verwerkersovereenkomst met je af. We kiezen een aanbieder en instellingen waarbij de gesprekken niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen.

## Lees ook

- [Bedrijfswebsite](https://soufain.nl/diensten/websites/bedrijfswebsite)
- [Boekingssysteem](https://soufain.nl/diensten/websites/boekingssysteem)
- [Google Ads](https://soufain.nl/diensten/marketing/google-ads)
- [Alle diensten in AI & Automatisering](https://soufain.nl/diensten/ai-automatisering)

## Bronnen

- [Transparantie-eisen voor AI: wat betekent dit voor u?](https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/algoritmes-ai/ai-verordening/transparantie-eisen-voor-ai-wat-betekent-dit-voor-u) · Autoriteit Persoonsgegevens
- [Article 50: Transparency obligations for providers and deployers of certain AI systems](https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/article-50) · AI Act Service Desk, Europese Commissie
- [AI Act](https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/regulatory-framework-ai) · Europese Commissie
- [Transparantieverplichting bij het werken met AI](https://ondernemersplein.overheid.nl/wetten-en-regels/transparantieverplichting-ai/) · Ondernemersplein (RVO)
- [Opinie ACM en AP over inzet AI-chatbots bij klantenservice](https://www.acm.nl/nl/publicaties/opinie-acm-en-ap-over-inzet-ai-chatbots-bij-klantenservice) · Autoriteit Consument & Markt
- [Oproep van de ACM en AP: denk mee over chatbots bij klantenservice](https://www.acm.nl/nl/publicaties/oproep-van-de-acm-en-ap-denk-mee-over-chatbots-bij-klantenservice) · Autoriteit Consument & Markt
- [Commission opens antitrust investigation into Meta's new policy regarding AI providers' access to WhatsApp](https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/ip_25_2896) · Europese Commissie
- [Commission imposes interim measures on Meta to preserve free access to WhatsApp for rival AI assistants](https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/ip_26_1276) · Europese Commissie
- [Pricing on the WhatsApp Business Platform](https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/pricing) · Meta for Developers
- [WhatsApp Cloud API Get Started](https://developers.facebook.com/documentation/business-messaging/whatsapp/get-started) · Meta for Developers
- [Verantwoordelijke en verwerker](https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/avg-algemeen/verantwoordelijke-en-verwerker) · Autoriteit Persoonsgegevens