Laat klanten zelf boeken op je eigen website, ook als jij dicht bent

Hoe online boeken werkt, voor je klant en voor jou

Met een boekingssysteem op je website regelt je klant zijn afspraak, reservering of rit zelf, op elk moment van de dag. Hij ziet alleen momenten die echt vrij zijn, weet vooraf wat het kost en krijgt direct een bevestiging. Jij krijgt een agenda die zich vult, in plaats van losse telefoontjes, mails en WhatsApp-berichten die je nog moet verwerken.

Het systeem werkt samen met wat je al gebruikt. Afspraken komen in je Google Agenda of Outlook, of in de agenda van je praktijksoftware. Boekingen en betalingen kunnen doorlopen naar je boekhouding, bijvoorbeeld Exact, Moneybird of e-Boekhouden. Boeken klanten liever via een chatgesprek, dan kan een AI-chatbot afspraken direct in je agenda zetten.

Welke vorm van online boeken past bij jouw bedrijf

Er zijn drie vormen van online boeken. Welke past, hangt af van hoe je nu werkt en of de klant vooraf moet betalen.

In de horeca draait het vaak om reserveren zonder commissie per gast; meer daarover lees je bij websites en reserveren voor de horeca. Voor praktijken en klinieken koppelen we online afspraken bij voorkeur aan de agenda uit je praktijksoftware, zie zorg en klinieken.

Prijs vooraf. Hangt je prijs af van afstand, tijd of keuzes, dan rekent een prijs- of ritprijscalculator hem uit terwijl de klant boekt, met toeslagen voor bijvoorbeeld avond of weekend erbij. Voor taxi's geldt een eigen regel. Volgens de Inspectie Leefomgeving en Transport mag je bij een vooraf bestelde taxi, ook via een website of app, meer vragen dan het maximumtarief voor straattaxi's, als je de ritprijs vooraf duidelijk met de klant afspreekt. Spreek ook af hoe hij betaalt; het ritbewijs mag je dan per e-mail sturen. Meer over ritten online laten boeken staat bij taxi en vervoer.

Wat het kost. Je betaalt eenmalig voor de bouw, en de prijs hangt af van de vorm. Bouwen we het in je huidige website, dan komt daar een analyse van je site en de koppeling bij. Gebruik je een reserveringssysteem of afsprakentool, dan betaal je die apart aan de aanbieder, en ook de kosten van je betaalprovider gaan rechtstreeks naar hen. Wat jouw situatie kost, zie je in de projectcalculator; bij standaardwerk is de uitkomst direct je offerte.

Eigen boekingssysteem, platform of telefoon en WhatsApp

Boekingen kun je op drie manieren binnenhalen: via je eigen website, via een boekings- of reserveringsplatform, of met de hand via telefoon en WhatsApp. Ze verschillen in wat een boeking je kost, wie de klantgegevens heeft en hoeveel werk het je oplevert.

Een eigen boekingssysteem levert alleen boekingen op als mensen je site vinden. Daarom past het goed bij vindbaarheid in je regio of bij advertenties, zoals Google Ads op je diensten, routes of regio.

Minder no-shows: aanbetaling, voorwaarden en herinneringen

Een no-show is een klant die niet komt opdagen en niet afzegt. Met online boeken heb je drie middelen om dat te beperken: een aanbetaling of volledige betaling vooraf, annuleringsvoorwaarden die de klant ziet voordat hij boekt, en een automatische herinnering kort voor de afspraak.

Mag je kosten rekenen als iemand niet komt of te laat afzegt? Volgens de ACM bepaal je zelf onder welke voorwaarden klanten mogen annuleren, bijvoorbeeld met een annuleringstermijn en redelijke annuleringskosten voor werk dat al gedaan is, materiaal dat je hebt besteld of inkomsten die je misloopt. Zet die voorwaarden in je algemene voorwaarden en vertel vóór de boeking wanneer en hoe een klant kan annuleren.

Vertel daarbij ook of de klant bedenktijd heeft. Volgens ACM ConsuWijzer heeft een consument geen wettelijke bedenktijd als hij iets huurt voor een bepaalde periode, zoals een hotelkamer of huurauto, een toegangskaartje koopt voor een bepaalde datum of tijd, of iemand inhuurt op een bepaalde datum. Dat moet je wel vóór de koop melden. Geldt er wel bedenktijd, dan moeten webshops en online dienstverleners sinds 19 juni 2026 een herroepingsknop hebben, waarmee de klant de aankoop binnen de bedenktijd net zo makkelijk ongedaan maakt als hij hem afsloot. Welke regels voor jouw dienst gelden, leg je vast in je voorwaarden; wij zorgen dat ze zichtbaar zijn in de boekingsstap.

Online betalen met iDEAL | Wero en creditcard

Klanten betalen in de boekingsstap met iDEAL | Wero of creditcard, via een betaalprovider waar jij een account hebt, bijvoorbeeld Mollie. Het geld komt via je betaalprovider op jouw rekening, niet bij ons of bij een platform.

iDEAL wordt Wero. Sinds het eerste kwartaal van 2026 heet iDEAL in de betaalstap iDEAL | Wero. Volgens iDEAL is dat de eerste stap naar Wero, het Europese betaalsysteem dat wordt gesteund door grote Europese banken, waaronder de Nederlandse banken achter iDEAL. Uiterlijk eind 2027 is iedere iDEAL-acceptant overgestapt naar Wero. Je betaalprovider regelt de updates en het nieuwe logo, en je klanten betalen zoals ze gewend zijn via hun bank. iDEAL meldt er wel bij dat de planning voor de technische overstap nog onder voorbehoud is van afstemming met de toezichthouder (stand oktober 2026).

De knop waarmee de klant betaalt, moet volgens de ACM duidelijk maken dat klikken betekent dat hij moet betalen. De ACM noemt als voorbeelden “bestelling met betalingsverplichting” en “bestel en betaal”; een knop met alleen “Bestel” is niet genoeg. In een boekingsflow gebruiken we daarom een knop die net zo duidelijk zegt dat de klant betaalt.

Klantgegevens in je boekingssysteem en de AVG

Een boekingssysteem verwerkt persoonsgegevens: namen, telefoonnummers, e-mailadressen en soms meer. Volgens de AVG mag je die verwerken als dat nodig is om de afspraak of reservering uit te voeren, maar niet meer dan daarvoor nodig is. Vraag je extra gegevens, dan heb je daar een andere grondslag voor nodig, zoals toestemming. Dat schrijft de Autoriteit Persoonsgegevens.

• Verwerkersovereenkomst. Bewaart een reserveringssysteem, afsprakentool of hostingpartij de gegevens voor jou, dan is die partij een verwerker en moet je volgens de AVG (artikel 28) een verwerkersovereenkomst met hen hebben. Ontbreekt die, dan zijn jullie allebei in overtreding.
• Niet langer bewaren dan nodig. De AVG noemt geen vaste bewaartermijn: je bepaalt die zelf, legt hem vast en vermeldt hem in je privacyverklaring. Voor bijvoorbeeld facturen gelden wel termijnen uit de belastingwetgeving.
• Gezondheidsgegevens. Vraagt een praktijk of kliniek in het boekingsformulier naar de klacht of de reden van het bezoek, dan gaat het om gegevens over iemands gezondheid. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens: die verwerken is verboden, tenzij je aan strenge eisen voldoet. Vraag in het formulier daarom alleen wat nodig is om de afspraak te plannen.

Voor praktijken en klinieken zijn hosting in de EU en een verwerkersovereenkomst met Soufain inbegrepen. Met de aanbieder van je afsprakentool of praktijksoftware sluit je die overeenkomst zelf. Een privacyverklaring hoort standaard bij de website die we bouwen of aanpassen.

Heb je nog geen website, dan bouwen we het online boeken in een nieuwe bedrijfswebsite. Wil je dat ook wat er na de boeking gebeurt vanzelf loopt, zoals facturen of een bericht achteraf, kijk dan naar workflowautomatisering.