AI in je eigen software, op de plek waar het werk zit

Waar AI in een bedrijf tijd oplevert: vier voorbeelden

AI levert het meeste op bij taken waarin veel tekst moet worden gelezen, gesorteerd of geschreven, en waarvan je het resultaat snel kunt controleren. Een taalmodel, de techniek achter onder meer ChatGPT, doet dat werk in seconden. Bruikbaar wordt het pas als het is ingebouwd op de plek waar je team al werkt: in je mailbox, je klantportaal, je webshop of je eigen systeem.

• Documenten samenvatten. Aanvragen, rapporten of dossiers worden samengevat in een vaste opzet, zodat een medewerker in één oogopslag ziet waar het over gaat en wat er nodig is.
• E-mails voorsorteren. Binnenkomende mails krijgen een label, zoals offerteaanvraag, klacht of factuurvraag, en komen bij de juiste persoon terecht. Desgewenst schrijft de AI er een conceptantwoord bij dat een medewerker controleert en verstuurt.
• Productteksten maken. Op basis van je productgegevens schrijft AI een eerste versie van de omschrijvingen in je webshop, in jouw toon. Een medewerker leest mee voordat ze online gaan.
• Interne kennis doorzoekbaar maken. Handleidingen, werkinstructies en eerdere offertes worden doorzoekbaar met gewone vragen, met een verwijzing naar het document waar het antwoord staat.

Gaat het om klantvragen beantwoorden op je website of in WhatsApp, dan is een AI-chatbot de kant-en-klare variant. Wil je vooral dat programma's gegevens aan elkaar doorgeven, zonder dat er tekst begrepen hoeft te worden, dan past workflow-automatisering beter.

Waar AI goed in is, en waar een mens beslist

AI is sterk in snel lezen, ordenen en een eerste versie schrijven. Het is zwak in situaties waarin een fout grote gevolgen heeft en niemand meekijkt: een taalmodel kan zich vergissen en klinkt dan net zo overtuigend als wanneer het gelijk heeft. Daarom bepalen we per taak waar AI het werk doet en waar een medewerker controleert of beslist.

Voor sommige toepassingen is dat ook een wettelijke kwestie. AI die cv's sorteert bij het werven van personeel of die kredietwaardigheid beoordeelt, noemt de Europese Commissie als voorbeeld van AI met een hoog risico, met strengere eisen aan onder meer menselijk toezicht.

Eerst een proef op je eigen gegevens

Een AI-integratie begint met een proef op echte voorbeelden uit jouw bedrijf, voordat er iets wordt ingebouwd. In de verkenning zoeken we samen uit welke taak veel tijd kost, hoe vaak die voorkomt en wanneer een uitkomst goed genoeg is. Daarna bouwen we een prototype, een eenvoudige eerste versie, en testen we die met jouw documenten, mails of productgegevens.

Die proef is het moment van de waarheid. Een demonstratie met verzonnen voorbeelden ziet er altijd goed uit; je eigen gegevens laten zien waar het misgaat. Daarom vragen we in de eerste week voorbeelden van de documenten of gegevens waar de AI mee gaat werken. Zijn de uitkomsten goed genoeg, dan bouwen we de functie in je website, je webapplicatie, je klantportaal of een ander systeem.

Een grote dataset of een eigen AI-model is daarvoor zelden nodig. Een taalmodel kan met je bestaande documenten werken: de software geeft bij elke taak de tekst mee die het model nodig heeft.

Wat er met je gegevens gebeurt

Bij een AI-integratie stuurt je software tekst naar het taalmodel van een AI-aanbieder en krijgt een antwoord terug. Bij de zakelijke koppelingen van de grote aanbieders worden die gegevens volgens hun eigen documentatie standaard niet gebruikt om hun modellen te trainen. Waar de gegevens worden verwerkt en opgeslagen, verschilt per aanbieder en per instelling.

Soufain richt een AI-integratie zo in dat je gegevens in de EU blijven en sluit een verwerkersovereenkomst met je af. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is zo'n overeenkomst onder de AVG verplicht als een andere partij persoonsgegevens voor jou verwerkt.

De AI-verordening: welke regels gelden voor jouw toepassing?

De Europese AI-verordening deelt AI-toepassingen in naar risico: hoe groter het risico voor mensen, hoe strenger de regels. De Europese Commissie onderscheidt vier niveaus. Verboden zijn toepassingen als social scoring. Hoog risico geldt onder meer voor AI die cv's sorteert of kredietwaardigheid beoordeelt. Een transparantieplicht geldt voor bijvoorbeeld chatbots. Voor AI met minimaal of geen risico gelden geen specifieke regels; volgens de Commissie valt het overgrote deel van de AI-systemen in de EU in die laatste groep.

Twee regels gelden nu al. Sinds 2 februari 2025 moet een bedrijf dat AI inzet maatregelen nemen voor de AI-geletterdheid van medewerkers die ermee werken, zodat ze begrijpen wat AI kan, wat niet, en waar de risico's zitten (artikel 4). Sinds de wijziging door het Digital Omnibus-pakket in juli 2026 is dat een inspanningsplicht: je moet de ontwikkeling van die kennis ondersteunen, maar er is geen vast niveau voorgeschreven. En sinds 2 augustus 2026 moet een AI-systeem dat rechtstreeks met mensen communiceert, melden dat het AI is.

De strengere regels voor hoog risico gaan voor toepassingen zoals werving en kredietbeoordeling in op 2 december 2027; het Digital Omnibus-pakket heeft die datum uitgesteld. Samenvatten, sorteren of een eerste versie van een tekst schrijven valt daar doorgaans niet onder. Wil je AI inzetten voor beslissingen over mensen, dan bespreken we in de verkenning wat dat betekent.

Wat een AI-integratie kost

Een AI-integratie bestaat uit drie kostenposten. De bouw is eenmalig en maatwerk; de proef op je eigen gegevens zit erin. Beheer en verbetering is een vast bedrag per maand. Het gebruik van het taalmodel betaal je naar gebruik, rechtstreeks aan de AI-aanbieder.

Een indicatie zie je in de projectcalculator. Omdat het maatwerk is, kijken we die offerte eerst na en krijg je hem binnen één werkdag. Reken voor een volledige integratie op 6 tot 12 weken.